Betreibt man eine selbstverwaltete paperless-ngx-Instanz und nutzt ein EPSON Multifunktionsgerät der letzten 12-14 Jahre, so bietet sich theoretisch die Möglichkeit beides so miteinander zu verknüpfen, dass kein manueller Upload über das paperless-ngx-Webinterface nötig ist. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten – eine offizielle Cloud-Lösung, eine leicht unpraktische offizielle Windows-Lösung sowie eine inoffizielle Linux-Lösung. Letztere ist nicht nur am verträglichsten für den Datenschutz, sondern auch elegant, da sie weder einer Cloud-Anbindung noch eines Windows-basierten Zwischensystems bedarf.
Variante 1
EPSON bietet den kostenlosen Cloud-Dienst „EPSON Connect“ für seine alten wie neuen Geräte an. Der Dienst erlaubt es nach Registrierung und Verknüpfung mit dem eigenen Multifunktionsgerät im Scan-Menü „Scan to Cloud“ auszuwählen. Im Benutzeraccount von EPSON Connect kann dann wiederum eine Verknüpfung mit einem beliebigen E-Mail-Account angelegt werden.
Um nun also direkt vom Gerät nach paperless-ngx zu scannen, bedarf es schlicht eines E-Mail-Kontos, an welches EPSON Connect dann das gescannte Dokument schickt und paperless-ngx dieses per IMAP abholt. Mit den entsprechenden Anleitungen ist das auch für Anfänger leicht einzurichten.
Vorteile: Einfache Einrichtung, standardmäßig integriert
Nachteile: Datenschutz, da die Dokumente unverschlüsselt die EPSON-Infrastruktur passieren
Variante 2
Die EPSON-Treiber für Windows beinhalten einen EPSON Scan-Dienst, welcher als Hintergrunddienst laufen kann und das eigene Windows-basierte Gerät sowohl über EPSON’s eigenes Scan-Protokoll exponiert, als auch über WSD. Wenn ein Scan vom EPSON-Gerät ausgelöst wird, wird dieser durchgeführt und anschließend sofort im gewählten Format (PDF oder JPEG) im entsprechend im Treiber konfigurierten Verzeichnis abgelegt.
Aus diesem Verzeichnis muss dann mit einer eigenen Lösung weiterverfahren werden:
- manuell in paperless-ngx hochgeladen
- automatisch mittels Nextcloud in einen consume-Ordner von paperless-ngx synchronisiert
- automatisch per E-Mail-Skript und per SMTP/IMAP an ein E-Mail-Konto für paperless-ngx verschickt
um einige Beispiele zu nennen.
Vorteile: Daten bleiben lokal bzw. in selbstverwalteter/vertrauter Infrastruktur
Nachteile: In Verbindung mit paperless-ngx kompliziert aufzusetzen, da Dateien entweder in einem Windows-Share geteilt oder anderweitig synchronisiert werden müssen (OneDrive, Nextcloud, E-Mail-Skripte etc.).
Variante 3
Seit einigen Tagen gibt es eine dritte Lösung, die ich bevorzuge. Im Projekt „epson2paperless“ hat der Entwickler Matt Theuma mithilfe des LLMs Claude Code das EPSON-eigene Protokoll anhand von Scanbeispielen reverse-engineert und ermöglicht es damit, auf einem lokalen Linux-System im gleichen Netzwerk, in dem sich auch der Scanner befindet, eine Software zu starten, welche in der Lage ist, die Scanaufträge entgegenzunehmen und anschließend mit den Scan-Dateien wie gewünscht zu verfahren:
- Ablage in einem consume-Ordner für paperless-ngx
- Versand per paperless-ngx-API
Derzeit besteht eine verifizierte Kompatibilität des Tools mit den Modellen ET-3950, ET-4950 / ET-4956, WF-3620.
Unter „Quick start“ auf der GitHub-Seite des Projektes findet man eine Anleitung zum Aufsetzen des Tools.
Einen kleinen Haken gibt es jedoch: Aufgrund der technischen Natur der Lösung, bedarf es eines Geräts innerhalb der gleichen Multicast-Domäne. In den meisten Fällen eurem direkten lokalen Netzwerk. Läuft also eure paperless-ngx-Instanz lokal auf einem Kleinstcomputer oder einem NAS – ist das eine sehr gute Lösung, da direkt in den consume-Ordner von paperless-ngx gescannt werden kann. Sollte dies nicht der Fall sein, muss zwingend auf den nachgelagerten Versand per Mail (kein Bestandteil von epson2paperless) oder API zurückgegriffen werden. Beschrieben ist der Direktupload per API hier.
Vorteile: Linux-basiert, kann auf einem Kleinstcomputer laufen, sieht Upload in consume-Ordner oder per API direkt vor
Nachteile: KI-generierte Software, unter Umständen nicht ganz fehlerfrei, für Laien (relativ) kompliziert zu installieren
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