Praktische Erfahrungen aus dem IT-Alltag

Kategorie: paperless-ngx

  • Import von .xls/.xlsx in paperless-ngx: „datetime out of representable range“

    Kürzlich hatte ich ein Dokument, welches von paperless-ngx mit dem Erstellungsdatum 01.01.1601 erkannt wurde. Versteckte Metadaten in einer alten XLS-Datei sorgten offenbar dafür, dass der Parser von paperless-ngx das falsche Erstellungsdatum als Erstellungsdatum in die in meinem beispielhaften Fall SQLite-basierte paperless-ngx-Datenbank, einzutragen versuchte.

    2009-01-01 Klassenkasse 6a.xlsx: The following error occurred while storing document 2009-01-01 Klassenkasse 6a.xlsx after parsing: datetime out of representable range

    Denkbar ist, dass diese Datei um 2009 herum mit einer bereits damals veralteten Excel-Version erstellt wurde. Jedoch brachte auch eine Konvertierung in das aktuellste XLSX-Format hier keine Hilfe, obwohl dies naheliegend wäre.

    Am Ende half es, die Datei in Excel zu öffnen:

    Datei -> Informationen -> „Auf Probleme überprüfen“ -> „Dokument prüfen“ -> „Prüfen“ -> bei Funden „Alle entfernen“

    Anschließend ließ sich die Datei einwandfrei importieren und produzierte keine Fehler mehr. Das angegebene Datum des 01.01.2009 war das über die normalen Metadaten abrufbare Datum, welches eigentlich hätte verwendet werden sollen.

  • Volltextsuche funktioniert nach Upgrade auf paperless-ngx 3.x nicht mehr

    Maßgeblich hierfür ist eine Änderung in paperless-ngx oder vielmehr ein Wechsel einer bestimmten Python-Bibliothek auf eine andere, bei der die Indexierungsdaten nicht kompatibel sind.

    Nach einem Update auf paperless-ngx 3.x muss ein Reindex wie folgt durchgeführt werden. (Das Beispiel bezieht sich auf das Docker-Setup für paperless-ngx aus der offiziellen Anleitung.)

    cd paperless-ngx
docker compose exec -ti webserver python3 manage.py document_index reindex --recreate
docker compose restart webserver

    Nach erfolgreicher Durchführung sollte die Volltextsuche im paperless-ngx-Webinterface sofort wieder funktionieren.

  • E-Mail-Abruf mit paperless-ngx mit anschließendem Verschieben in einen anderen Ordner bei GMX und web.de

    Möchte man mit einem GMX/web.de/Gmail-Postfach und paperless-ngx arbeiten, so ist beim Verschieben von E-Mails nach dem Abruf Folgendes zu beachten:

    Die Ordnerstruktur der IMAP-Ordner bei den genannten Anbietern ist so, dass alle Standard-Ordner inklusive des Ordners „INBOX“ in einer flachen Hierarchie vorhanden sind. Bei anderen Mailanbietern ist es oft der Fall, dass alle Ordner außer INBOX dem Ordner INBOX selbst zugeordnet sind:

    Es empfiehlt sich vor der Konfiguration in paperless-ngx einen Mailclient, beispielhaft Thunderbird, zu nutzen, um die wirkliche HIerarchie der E-Mail-Konten herauszufinden. Die Webclients der Anbieter verschleiern die wirkliche IMAP-Ordnerhierarchie aus Gründen der einfacheren Benutzbarkeit oft.

    AnbieterOrdnerAktionsparameter (Zielordner)
    GMX/web.deINBOXMeinOrdner
    GmailINBOXMeinOrdner
    Anbieter mit INBOX.ORDNER Struktur
    (ALL-INKL, Strato, IONOS, Host Europe, Fastmail)    		INBOXINBOX.MeinOrdner (o. INBOX/MeinOrdner)

    Bei Gmail sollte man sich im IMAP-Mailclient nicht von der Ordnerstruktur „[Gmail]“ verwirren lassen. Zudem vergibt man bei Gmail keine Ordner, sondern „Labels“, die für IMAP-Mailclients jedoch wie Ordner funktionieren.

  • WSL dauerhaft, aber manuell im Hintergrund starten

    Die Anleitung „WSL Autostart für Ubuntu & Debian einrichten“ beleuchtet bereits eine tolle Möglichkeit, WSL automatisch beim Systemstart von Windows zu starten. Als kleine Ergänzung wünsche ich mir jedoch noch eine andere Funktionalität:

    Ich möchte per Klick, aber trotzdem dauerhaft und im Hintergrund, WSL starten. Beispielsweise ist das nützlich für Webanwendungen wie paperless-ngx, welche in WSL laufen müssen, ich jedoch bei Nichtnutzung auch nicht die gesamte Zeit die zugrunde liegende WSL2-VM im Hintergrund betreiben möchte.

    Schritt 1: Leere Verknüpfung anlegen

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  • Mit EPSON WF-3620 direkt nach paperless-ngx scannen

    Betreibt man eine selbstverwaltete paperless-ngx-Instanz und nutzt ein EPSON Multifunktionsgerät der letzten 12-14 Jahre, so bietet sich theoretisch die Möglichkeit beides so miteinander zu verknüpfen, dass kein manueller Upload über das paperless-ngx-Webinterface nötig ist. Dabei gibt es unterschiedliche Varianten – eine offizielle Cloud-Lösung, eine leicht unpraktische offizielle Windows-Lösung sowie eine inoffizielle Linux-Lösung. Letztere ist nicht nur am verträglichsten für den Datenschutz, sondern auch elegant, da sie weder einer Cloud-Anbindung noch eines Windows-basierten Zwischensystems bedarf.

    Variante 1

    EPSON bietet den kostenlosen Cloud-Dienst „EPSON Connect“ für seine alten wie neuen Geräte an. Der Dienst erlaubt es nach Registrierung und Verknüpfung mit dem eigenen Multifunktionsgerät im Scan-Menü „Scan to Cloud“ auszuwählen. Im Benutzeraccount von EPSON Connect kann dann wiederum eine Verknüpfung mit einem beliebigen E-Mail-Account angelegt werden.

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  • paperless-ngx: Verschlüsselung at rest einrichten

    Seit Version 0.90 gibt es in paperless-ngx keine eingebaute Verschlüsselungsfunktion mehr. Das wurde damit begründet, dass diese Verschlüsselung zwar davor schützt, dass z. B. durch File-Carving wiederherzustellende Datenteile geschützt würden, jedoch die Verschlüsselung nicht vor Diebstahl des Mediums schütze, da die Verschlüsselungsschlüssel weiterhin lesbar vorlägen.

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