Möchte man mit einem GMX/web.de/Gmail-Postfach und paperless-ngx arbeiten, so ist beim Verschieben von E-Mails nach dem Abruf Folgendes zu beachten:
Die Ordnerstruktur der IMAP-Ordner bei den genannten Anbietern ist so, dass alle Standard-Ordner inklusive des Ordners „INBOX“ in einer flachen Hierarchie vorhanden sind. Bei anderen Mailanbietern ist es oft der Fall, dass alle Ordner außer INBOX dem Ordner INBOX selbst zugeordnet sind:
Es empfiehlt sich vor der Konfiguration in paperless-ngx einen Mailclient, beispielhaft Thunderbird, zu nutzen, um die wirkliche HIerarchie der E-Mail-Konten herauszufinden. Die Webclients der Anbieter verschleiern die wirkliche IMAP-Ordnerhierarchie aus Gründen der einfacheren Benutzbarkeit oft.
| Anbieter | Ordner | Aktionsparameter (Zielordner) |
| GMX/web.de | INBOX | MeinOrdner |
| Gmail | INBOX | MeinOrdner |
| Anbieter mit INBOX.ORDNER Struktur (ALL-INKL, Strato, IONOS, Host Europe, Fastmail) | INBOX | INBOX.MeinOrdner (o. INBOX/MeinOrdner) |
Bei Gmail sollte man sich im IMAP-Mailclient nicht von der Ordnerstruktur „[Gmail]“ verwirren lassen. Zudem vergibt man bei Gmail keine Ordner, sondern „Labels“, die für IMAP-Mailclients jedoch wie Ordner funktionieren.